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Inventaire des fichiers de renseignements personnels

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L’inventaire permet d’identifier les fichiers contenant des renseignements personnels. Il est établi en vertu de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Fichier de renseignements personnels (en ordre alphabétique) Disponible depuis
Fichier PDF. Banque de commis vérificateurs 2005
Fichier PDF. Banque de données communes des urgences (BDCU) 2015
Fichier PDF. Banque de données nationale de gestion de la présence au travail (BDNGPAT) 2004
Fichier PDF. Fichier des dossiers médicaux de clientèle d'établissements du réseau de la santé ayant fermés leurs portes ou ayant changés de vocation 1984
Fichier PDF. Fichier de gestion des plaintes sur le tabac 2004
Fichier PDF. Fichier de vaccination Rougeole (V09) -
Fichier PDF. Fichier des maladies à déclaration obligatoire d’origine infectieuse -
Fichier PDF. Fichier Menace – Rougeole (V11) -
Fichier PDF. Fichier Ebola (V10) -
Fichier PDF. Gestion informatisée des dossiers d’adoption internationale 1980
Fichier PDF. Maintenance et exploitation des données pour l’étude de la clientèle hospitalière (Med-Écho) 1982
Fichier PDF. Performance hospitalière (APR-DRG) 1988
Fichier PDF. Personnel du réseau : salariés et cadres (R25) 1993
Fichier PDF. Programme québécois de dépistage du cancer du sein (PQDCS) 1998
Fichier PDF. Plans d’effectifs médicaux (PEM) en spécialité -
Fichier PDF. Plans régionaux d'effectifs médicaux (PREM) en médecine de famille -
Fichier PDF. Registre des bénéficiaires cris et naskapis 1977
Fichier PDF. Registre des évènements démographiques (RED) 1926
Fichier PDF. Registre national de la main-d’oeuvre des techniciens ambulanciers paramedics du Québec 2011
Fichier PDF. Registre québécois sur le cancer (RQC) 1975
Fichier PDF. Registre de vaccination 2014
Fichier PDF. Suivi des demandes d’accès à l’information (A08) 2004
Fichier PDF. Système d'information sur la clientèle et les services des CSSS - mission CLSC (I-CLSC) 2013
Fichier PDF. Système de surveillance des effets secondaires possiblement reliés à l’immunisation (ESPRI) -
Fichier PDF. Système de surveillance du VIH (PSI-VIH) -
Fichier PDF. Système de surveillance et de vigie sanitaire des maladies à déclaration obligatoire attribuables à un agent chimique ou physique (MADO Chimique) -
Fichier PDF. Système d’information du registre des traumatismes du Québec (SIRTQ) 1997

Chaque fichier possède ses propres mesures de sécurité. Ces mesures sont prises afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

Un calendrier de conservation est créé pour chacun des fichiers de renseignements. Pour comprendre les inscriptions du tableau, consulter la légende.

Mesures de sécurité

Pour un fichier informatique :

  1. Infrastructure technologique sécurisée de stockage
  2. Contrôle des entrées/sorties des personnes dans l'organisme
  3. Contrôle physique des locaux
  4. Contrôle physique des installations
  5. Règles et pratiques de destructions
  6. Contrôle des mesures
  7. Contrôle de l'accès à un fichier
  8. Journalisation de l'accès au fichier
  9. Chiffrement du fichier
  10. Règles et pratiques de vérification de programme
  11. Mesures en matière de matériels et de programmes

Spécifique à un fichier mobile :

  1. Mécanismes de sécurité adéquats pour la mobilité

Pour un fichier manuel ou mécanique :

  1. Contrôle à l'utilisation du fichier

Légende du calendrier de conservation

La durée de conservation se divise en trois périodes bien distinctes :

  1. Période active : période où le dossier est couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales : il est conservé dans l’unité;
  2. Période semi-active : période où le dossier est occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales; par mesure d’économie, il est conservé en préarchivage au Centre de documents semi-actifs (CDSA).
  3. Période inactive : période où le dossier n’est plus utilisé; il n’a plus de valeur administrative, financière ou légale. Toutefois, il peut avoir une valeur historique ou de recherche et, dans ce cas, il sera versé à BAnQ. Un document sans valeur sera tout simplement éliminé.

Périodes actives et semi-actives

Aux périodes active et semi-active, c’est la durée de conservation qui est déterminée. Les codes utilisés sont :

  • 2,00 : durée de conservation en nombre d’années (deux ans);
  • 0,75 : durée de conservation en nombre de mois (neuf mois);
  • 888 : conservation des documents jusqu’au dénouement. Le dénouement est souvent un événement précis dans le temps, tel que l’échéance d’un contrat, la fin d’un projet ou d’une activité, la fin d’une entente, la visite des vérificateurs;
  • 999 : conservation des documents jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version. L’ancienne version ainsi que tous les documents annexés (correspondance, études, rapports, etc.) entrent alors en période semi-active.

Période inactive

À la période inactive, c’est le mode de disposition qui est déterminé. Les codes utilisés sont :

  • C : conservation en totalité et en permanence à BAnQ;
  • E : conservation en permanence d’un échantillonnage et élimination du reste. Un tel mode de disposition est accompagné de critères d’échantillonnage à respecter lors du versement des dossiers inactifs à BAnQ. Cette sélection s’effectue à la fin de la période semi-active;
  • D : destruction en totalité.

Dernière mise à jour : 13 mai 2016

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