Les cliniciens du réseau, le PMATCom et la RAMQ doivent collaborer au bon déroulement du projet et aviser le MSSS si des difficultés cliniques, administratives ou autres se manifestent, et ce, à tout moment durant le projet, afin qu’il puisse en faire le suivi.

Les cliniciens des programmes régionaux d’aides à la communication qui adressent des demandes au PMATCom sont responsables :

1. d’évaluer les besoins en matière de SCE et de mode d’accès;
2. de collaborer avec les cliniciens des SAT à la mobilité pour le partage d’expertise, lorsque requis, afin de recommander les aides techniques les plus appropriées, pour tout composant de fauteuils roulants à propulsion motorisée (FMO) demandé pour défraiement par la RAMQ, dont la liste se trouve à la section des équipements fournis de ce document;
3. de démontrer dans la globalité des choix disponibles au PMATCom et à la RAMQ que l’aide recommandée est la solution qui répond le mieux aux besoins de l’usager, qu’elle respecte le principe du plus simple au plus complexe et qu’elle est au meilleur coût possible;
4. de remplir le formulaire de prêt d’équipement temporaire qui sera disponible sur le site Internet du PMATCom  si l’appareil n’est pas disponible dans l’établissement;
5. de procéder aux essais des appareils avec l’usager en lui expliquant les modalités et les limites;
6. de procéder, advenant un essai concluant, à la demande de prêt d’équipements au PMATCom, si requis, selon les modalités habituelles;
7. d’attendre l’autorisation du PMATCom, pour les demandes de boîtier de contrôle IR et Bluetooth, avant de confirmer la commande au clinicien du SAT afin d’éviter les dédoublements des demandes ou d’avoir à annuler une demande de boîtier de contrôle acceptée par la RAMQ qui serait refusée par le PMATCom. Après la confirmation, le clinicien du programme régional procédera à la demande à la RAMQ par les processus habituels de commande et de facturation;
8. de prévoir, pour les cas où un usager doit attendre plus de deux mois pour recevoir son FMO, une attribution temporaire d’équipement, si nécessaire, auprès du PMATCom, dans la limite de leur inventaire, et d’aviser le PMATCom lorsque l’usager reçoit son FMO, puisqu’un retour d’équipement devrait normalement se produire à ce moment;
9. d’installer et de programmer les SCE sur appareils numériques ou téléphones cellulaires pour les besoins de l’usager et d’en vérifier la fonctionnalité et les suivis subséquents lorsque requis;
10. de collaborer étroitement avec un ergothérapeute d’un SAT, si requis, pour la mise en place des appareils recommandés ainsi que pour le suivi postlivraison.

Les SAT à la mobilité sont responsables :

1. d’évaluer les besoins de l’usager en matière d’aide à la locomotion et de recommander les aides techniques et les composants appropriés qui s’harmoniseront avec ceux recommandés par le clinicien du programme régional d’aide à la communication;
2. de compléter les démarches cliniques et administratives requises par la RAMQ pour implanter l’ensemble des recommandations pour le SCE ou le mode d’accès Bluetooth, sur réception préalable d’une autorisation du PMATCom qui sera consignée au dossier de l’usager;
3. d’offrir et de facturer les services d’entretien et de réparation des composants attribués en vertu du projet.

Le PMATCom est responsable :

1. d’analyser les demandes et de s’assurer qu’elles correspondent aux balises du projet et aux règles du guide d’attribution du PMATCom;
2. de tenir à jour la liste d’équipements de SCE et de rendre accessible un outil de soutien au processus décisionnel (arbre décisionnel), qui sera disponible sur le site du PMATCom ;
3. de fournir les SCE sur appareil numérique (la tablette iOS ou Windows, l’application de SCE, les contrôleurs et les modules) les mieux adaptés aux besoins des usagers, recommandés par les cliniciens demandeurs qui travaillent dans un programme d’aide technique à la communication ou dans un programme de réadaptation en centre de réadaptation ou en centre hospitalier de réadaptation. Pour les demandes simples, les cliniciens de mission CLSC peuvent également recommander des SCE au PMATCom pour des personnes qui se qualifient à ce programme;
4. de valider les demandes en fonction des clientèles admissibles au PMATCom selon les critères d’attribution prévus au guide d’attribution du PMATCom (2018). À noter que l’enfant scolarisé âgé de plus de 12 ans répondant aux critères d’admissibilité du PMATCom peut avoir accès à la téléphonie adaptée et au contrôle de l’environnement;
5. d’assumer les coûts d’installation si une assistance technique est requise pour des SCE sur appareil numérique, y compris les contrôleurs et les modules si nécessaire, une soumission devant être fournie par les cliniciens au PMATCom;
6. d’appliquer la règle suivante : si un électricien est requis ou si d’autres frais connexes sont ajoutés pour les SCE (ex. : modifier ou installer les prises murales), ces frais sont à la charge de l’usager, qui peut également faire appel à une fondation pour l’installation électrique. Le paiement de l’électricien sera à la charge de l’usager même si l’installation n’a pas pu se faire et ne peut être fonctionnelle;
7. de considérer les demandes de contrôle de porte électrique, d’intercom et de cloche d’appel s’ils sont activés soit par un SCE numérique ou soit par un interrupteur grâce à une adaptation personnalisée qui ne modifie pas l’installation faite par le Programme d’adaptation de domicile (ex. : adaptation de télécommande par un interrupteur) lors de l’attribution initiale. Ces demandes sont admissibles dans le cadre de ce projet pilote exceptionnellement, même si le guide d’attribution du PMATCom (2018) stipule qu’elles ne le sont pas;
8. d’assumer les coûts de l’adaptation de la télécommande pour un maximum de 100 $ et ceux d’un interrupteur adapté en plus, si nécessaire. Vous pouvez consulter les exemples pour l’utilisation d’une télécommande de porte adaptée ;
9. de rembourser la RAMQ, à la fin du projet, par le budget du MSSS accordé au PMATCom pour les coûts supplémentaires, les matériaux et la main-d’œuvre induits par l’attribution ou le remplacement de boîtiers de commande de FMO dotés d’IR, de Bluetooth ou de tout autre module I/O ou ECU, et d’en faire la reddition de comptes à la fin de l’année financière. Le comparatif sera basé sur les attributions réalisées par la RAMQ avant le début du projet, soit pour l’année antérieure au projet, l’année financière 2017-2018, selon les données fournies par la RAMQ;
10. d’assumer les coûts d’achat engendrés par le projet dans le budget qui y est  consacré, dont :
    1. les contrôleurs IR et électriques,
    2. les modules électriques (ex. : Wemo, MicroBot Push, X10, convertisseurs IR-X10, etc.),
    3. l’installation de ces contrôleurs et modules si nécessaire,
    4. tout autre accessoire inclus dans le parc technologique du PMATCom nécessaire pour répondre à l’ensemble des besoins en matière de SCE;
11.  d’appliquer les modalités établies pour ce projet, en partenariat avec le  MSSS;
12.  d’insérer les résultats de l’analyse du projet à l’intérieur du rapport annuel du PMATCom déposé à l’intention du MSSS chaque année, selon les spécifications prévues.

La RAMQ est responsable :

1. de fournir les boîtiers de commande à IR et Bluetooth;
2. de suivre les composants attribués en vertu du projet pilote par son système de facturation et d’inventaire;
3. d’effectuer une reddition de comptes périodique au MSSS et au PMATCom à l’égard du nombre de services associés au projet (attribution, remplacement et réparation) et à leurs coûts;
4. de facturer le PMATCom, à la fin de l’année financière, pour le remboursement du coût total des matériaux et de la main-d’œuvre des composants qu’elle a payés dans le cadre du projet, moyennant une vérification et une autorisation préalable par le MSSS.

Le MSSS est responsable :

1. d’encadrer l’ensemble des démarches avec ses partenaires et d’en coordonner les rencontres (au moins deux rencontres annuelles);
2. d’orienter le projet selon les informations recueillies en cours de route et d’en assurer le bon déroulement en collaboration avec ses partenaires;
3. de procéder à l’analyse clinique et financière de ce projet en vue d’émettre des recommandations quant à la pertinence d’introduire ou non ces appareils de façon permanente pour répondre aux besoins des usagers en matière de contrôle de l’environnement.

Le CIUSSS de la Capitale-Nationale, mandaté par le MSSS, est responsable :

1. de partager l’expertise des ergothérapeutes du SAT et du Programme d’aides au contrôle de l’environnement et à la communication de sorte à analyser les besoins techniques entre les boîtiers de commande de FMO et l’installation du SCE et de modes d’accès;
2. de soutenir le PMATCom dans l’élaboration d’un arbre décisionnel pour guider les cliniciens quant au choix de la meilleure aide technique à recommander, cette liste étant accessible sur le site du PMATCom. Un outil de soutien au processus décisionnel (arbre décisionnel) sera déposé sur le site du PMATCom ;
3. de soutenir le MSSS et le PMATCom dans l’élaboration des modalités d’application et la mise en place de ce projet.