Cette trousse a pour objectif de faciliter la démarche d’implantation du programme EMMIE dans votre établissement. Vous y trouverez toute l’information concernant les fondements du programme, le processus de dotation du personnel (définition du poste, profil de candidature, recrutement, sélection et engagement), la formation des conseillers en vaccination ainsi que certains outils assurant le suivi de l’implantation du programme dans votre établissement.

• Appropriation et promotion du programme EMMIE
• Dotation des postes de conseiller en vaccination
• Considérations budgétaires
• Entrée en fonction des conseillers en vaccination
• Formation des conseillers en vaccination
• Communauté de pratique EMMIE
• Suivi de l’implantation

Appropriation et promotion du programme EMMIE

Recommandations

• Présenter le Programme EMMIE aux équipes de soins en maternité et à l’unité des soins néonataux.
• Expliquer clairement le rôle de promotion de la vaccination dans un contexte clinique et faire connaître les objectifs visés et la portée populationnelle.
• Prévoir des rencontres avec les équipes médicales, notamment les infirmières, les obstétriciens, les pédiatres et les conseillers en vaccination (CEV) afin de présenter le programme.

Outils

• Document d’information : Entretien Motivationnel en Maternité pour l’Immunisation des Enfants 
• Guide synthèse : Entretien motivationnel 
• Fiche synthèse : Connaissez-vous EMMIE?
• Bulletins : Des nouvelles d’EMMIE
  Pour être informé des futures parutions du bulletin Des nouvelles d'EMMIE, abonnez-vous à l'infolettre.
• Diaporama Programme EMMIE, 2019 
• Leçons apprises de la Phase 1 – Avril 2019 
• L'entretien motivationnel pour favoriser la vaccination en petite enfance 
  Vidéo réalisé par le Centre de recherche du CHUS
• L’entretien motivationnel : un puissant outil de dialogue sur la vaccination 
  Article du Dr Arnaud Gagneur, paru sur CANVax le 16 septembre 2019

Dotation des postes de conseiller en vaccination

Recommandations

• Porter une attention particulière afin de sélectionner des personnes motivées à faire de l’entretien motivationnel (EM).
• Prévoir du personnel de remplacement formé qui pratique l’intervention EMMIE sur une base régulière.

Modèles de poste

• Titre d’emploi – Agent ou agente de relations humaines (ARH) 
• Titre d’emploi – Agent ou agente de planification, de programmation et de recherche (APPR) 
• Titre d’emploi – Spécialiste en activités cliniques 
• Titre d’emploi – Infirmier(ère) clinicien(ne) 
• Une grille d’entrevue pour les conseillers en vaccination (CEV), une proposition de mises en situation et un test écrit sont aussi disponibles. Pour les obtenir, vous pouvez envoyer une demande à la chargée de projet provinciale (établissement mandataire) par courriel.

Considérations budgétaires

Recommandations

• S’inscrire dans le processus de financement des activités annuelles de la direction pour le financement des remplacements et des vacances des CEV.
  • Prévoir un financement supplémentaire pour le remplacement des congés et des vacances avec la direction des finances (service 7 jours/semaine, 365 jours/année)
• Les formations à l’embauche sont gratuites et disponibles sur la plateforme de la formation continue partagée (FCP) de l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA).
• La participation à la Communauté de pratique EMMIE (CdP-EMMIE) fait partie de la description de tâches des CEV.
  • Prévoir un budget pour leur participation en présentiel à la rencontre annuelle de la CdP-EMMIE.

Entrée en fonction des conseillers en vaccination

Recommandations

• Commander le matériel nécessaire (voir la section Outils).
• Fournir un appareil de télécommunication :
  Le conseiller en vaccination (CEV) doit être informé rapidement par les responsables des unités de maternité et de néonatalogie de l’arrivée et du départ des mères à qui une intervention du programme EMMIE doit être offerte.
• Fournir une adresse courriel et donner accès à un poste informatique :
  Le CEV doit suivre les deux formations en ligne de base de l’INSPQ, il doit pouvoir envoyer les enregistrements audio à la formatrice dans le cadre de sa supervision, s’inscrire et participer à la communauté de pratique (CdP) EMMIE, communiquer avec les autres CEV et colliger les données (indicateurs et statistiques) en lien avec son travail quotidien. L’adresse courriel doit être transmise à la chargée de projet provinciale (établissement mandataire) par courriel.
• Donner accès à un local ou un bureau :
  Au besoin, le conseiller en vaccination pourra y rencontrer des parents (exemple : lorsque le nourrisson est à l’unité de néonatalogie).
• Échelonner les formations nécessaires au programme sur une période minimale de 2 semaines pour optimiser l'intégration des notions (principalement celles relatives à l'entretien motivationnel qui est un savoir-être).
• Fournir une enregistreuse vocale compatible avec la technologie MP3 qui permet de téléverser facilement les fichiers sur un ordinateur et de les supprimer :
  Celle-ci servira à enregistrer l’intervention avec les parents lors des supervisions. L’utilisation d’appareil technologique tel que cellulaire, tablette ou ordinateur portable appartenant à l’établissement de santé est permise et votre ressource informatique peut vous soutenir à cet effet. Vous pouvez également vous procurer une enregistreuse auprès de votre service d’approvisionnement : à titre de suggestion : OLYMPUS – 852 Digital Voice recorder - Enregistreur vocal numérique stéréo multifonctions - Clé USB intégrée ou SONY ICD - PX 333 IC Recorder - enregistreur numérique.

Outils

• Carnet de vaccination
• Programme d'entretien motivationnel en maternité pour l'immunisation des enfants - Aide-mémoire
• Fiche d'information à remettre aux parents : Calendrier de vaccination pour les enfants
• Outils à remettre aux parents pour inscrire les rendez-vous :
  • Autocollant repositionnable pour inscrire les rendez-vous
  • Carton pour inscrire les rendez-vous
• Comment reconnaître une bonne source d'information  (incluant une liste de sites Web fiables en matière de vaccination) 
• Cocarde  (identification du CEV),
• Affichette EMMIE - Entretien en cours 
• Exclusions au Programme EMMIE - Situations pour lesquelles le conseiller en vaccination n’a pas à offrir l’entretien à la mère  (afin d’identifier les parents à qui l’intervention par un conseiller en vaccination n’a pas à être offerte)
• Formulaire AH-248 (afin d’inscrire au dossier médical de la mère l’intervention réalisée par le conseiller en vaccination)

Formation des conseillers en vaccination

La formation des conseillers en vaccination (CEV) se déroule en trois étapes successives. Les deux premières étapes constituent des préalables à la 3^e étape. Pour que l'accès à la formation EMMIE soit accordé, le gestionnaire doit remplir le formulaire d'inscription de manière numérique et l'acheminer à la chargée de projet dont l'adresse courriel apparaît dans le formulaire .

Outils

• Calendrier suggéré de la formation des conseillers en vaccination (CeV) EMMIE 
• Foire aux questions (FAQ) destinée aux gestionnaires – Formation des CEV 
• Formulaire d’inscription des conseillers en vaccination à la formation EMMIE 
• Guide synthèse : Entretien motivationnel 

Communauté de pratique EMMIE

La Communauté de pratique EMMIE  (CdP), dédiée au programme EMMIE, vise à favoriser le maintien des connaissances et des compétences des CEV ainsi que le réseautage. L’inscription à la CdP se fait de façon automatisée, dans le cadre de leur formation.

Recommandations

• Favoriser la participation des CEV à la CdP, incluant ceux qui font des remplacements.
• Pour assurer le maintien des connaissances et des compétences, favoriser le coaching avec d’autres CEV d’un même établissement.

Outils

• Communauté de pratique EMMIE – Charte de participation 

Suivi de l’implantation

Le suivi de l’implantation du programme EMMIE se poursuit par le biais de systèmes d’information déjà en place. Une saisie mensuelle des données du programme est à prévoir à l’aide du formulaire Gestred spécifique au programme.

Un indicateur de gestion est en place depuis le 1^er avril 2020.

Par ailleurs, il est à noter que le programme EMMIE s’inscrit comme une activité à documenter dans le cadre du processus d’Agrément Canada, pour la norme en santé publique.

Outils

• Formulaire d’accès au système d’informations GESTRED (no 35513) (contacter pilote Gestred de l’établissement)
• Indicateurs de gestion (dès 2020-2021)
• Manuel de gestion financière (MGF), sous centre d’activité 4132-10
• Processus d’agrément –volet santé publique :
  Norme 10.0 - 11-0 : Promotion de la santé
  Section 11-6 activité de la promotion de la vaccination
  Accréditation Agrément Canada – Santé publique