La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS) permet la circulation des renseignements de santé et de services sociaux d’une usagère ou d’un usager dans l’écosystème de la santé et des services sociaux. Cette circulation se fait lorsqu’elle est nécessaire pour cette personne, une intervenante ou un intervenant, une ou un gestionnaire ou pour une chercheuse ou un chercheur du domaine de la santé et des services sociaux.

Définitions du chercheur lié et du chercheur autre (article 8)

Pour l’application de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS), une chercheuse ou un chercheur est lié à un organisme visé à l’annexe I, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier lorsqu’il exerce sa profession dans un centre exploité par un tel établissement ou qu’il fait de la recherche pour le compte d’un tel établissement ou d’un tel organisme dans le cadre d’un contrat de travail ou de service.

On peut le résumer par :

• Chercheur lié : chercheuse ou chercheur qui peut démontrer l’existence d’un lien entre lui-même et un établissement public, un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier ou un organisme de l’annexe I. Cette personne peut avoir un contrat de recherche, un statut de chercheuse ou de chercheur, des privilèges de recherche ou être employée comme chercheuse ou chercheur.
• Chercheur autre : chercheuse ou chercheur qui n’entre pas dans la définition du chercheur lié de l’article 8, alinéa 3 de la LRSSS et qui est considéré comme chercheur autre des secteurs public ou privé. Le chercheur autre est considéré comme non lié à un organisme public au sens de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec et le renseignement n’est pas un renseignement désigné au sens de cette loi.

Processus de demande d’autorisation

Les informations suivantes résument le processus de la soumission d’une demande d’accès à des renseignements de santé et de services sociaux jusqu’à la fermeture du projet pour le chercheur lié et autre.

Documents nécessaires à la demande d’autorisation (article 44)

Les documents nécessaires à une demande d’autorisation sont les suivants :

• une présentation détaillée des activités liées au projet de recherche exposant notamment les éléments suivants : les fins poursuivies, les renseignements nécessaires à ces fins et les appariements envisagés de tels renseignements;
• un rapport présentant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (liens vers le rapport et le formulaire EFVP à venir);
• la décision documentée d’un comité d’éthique de la recherche institué ou désigné par le ministre en application de l’article 21 du Code civil relativement à ce projet de recherche.

Résumé du processus de demande d’autorisation

Étape 1 : Soumission d’une demande d’accès

Chercheur lié : Le chercheur lié présente une demande d’autorisation (protocole de recherche, décision du comité d’éthique de la recherche [CER] et EFVP) à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme auquel il est lié.

Chercheur autre : Le chercheur autre présente une demande d’autorisation (protocole de recherche, décision du CER et EFVP) au centre d’accès pour la recherche (CAR).

Étape 2 : Évaluation de la demande

Chercheur lié : S’il y a lieu, le chercheur lié répond aux questions et demandes faites par la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme auquel il est lié concernant sa demande d’autorisation.

Chercheur autre : S’il y a lieu, le chercheur autre répond aux questions et demandes faites par le CAR concernant sa demande d’autorisation.

Étape 3 : Engagements contractuels et administratifs

Chercheur lié et chercheur autre :

• Si l’autorisation est accordée, le chercheur lié ou autre conclut une entente.
• Le chercheur lié ou autre s’assure que les tiers qui lui sont adjoints respectent les obligations qui incombent à la chercheuse ou au chercheur en vertu de l’entente et des articles 77 et 78 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS).

Étape 4 : Durant le projet

Chercheur lié :

• Le chercheur lié est responsable d’obtenir les renseignements pour lesquels il est autorisé.
• Il s’assure du respect de l’entente et de la LRSSS.

Chercheur autre :

• Le CAR obtient les renseignements auxquels il autorise l’accès. Il produit à partir des renseignements obtenus des fichiers de renseignements ou des analyses. Il communique les fichiers de renseignements ou d’analyses au chercheur concerné.
• Le chercheur autre s’assure du respect de l’entente et de la LRSSS.

Étape 5 : Fermeture du projet

Chercheur lié : Le chercheur lié avise sans délai la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisme auquel il est lié de la destruction des renseignements.

Chercheur autre : Le chercheur autre avise sans délai le CAR de la destruction des renseignements.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) (articles 44, 45, 47 par. 4, 48 par. 3, 49, 57 et 78)

Une EFVP est une évaluation systématique des risques et des avantages potentiels de la communication de renseignements de santé et de services sociaux à des fins de recherche. L’objectif d’une EFVP est de s’assurer que la vie privée des personnes concernées est protégée adéquatement.

Cycle de vie d’un renseignement

Le processus d’utilisation d’un renseignement, à partir de sa collecte jusqu’à sa destruction, suit les étapes suivantes :

• Collecte : Le renseignement est recueilli, créé ou inféré à partir d’autres renseignements ^{voir la note 1}.
• Utilisation
• Communication : Le renseignement est diffusé, par exemple, dans un système électronique de prestation de services, par courriel, au service à la clientèle ou par le biais de sites Web.
• Conservation : Cela représente la période pendant laquelle les renseignements personnels sont gardés, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe qu’ils soient activement utilisés ou non.
• Destruction ou anonymisation : Cela doit être fait de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie ^{voir la note 2}.

1. Nécessité des renseignements (articles 5 al. 2 et 48 al. 2 par. 2) : Les chercheuses et les chercheurs doivent démontrer qu’il est nécessaire pour le projet de recherche d’avoir des renseignements nominatifs ou dépersonnalisés au lieu de renseignements anonymisés. Le critère de nécessité est un principe fondamental pour limiter les atteintes à la vie privée des personnes concernées.

2. Destruction et anonymisation des renseignements (articles 48 al. 2, par. 4, 5, 58 al. 2 et 111) :

• Données d’utilisation primaire, pour l’organisme seulement :
  • Au terme de la durée de conservation applicable en vertu de l’article 16, l’organisme qui détient un renseignement doit le détruire ou l’anonymiser.
  • Pour l’application de la présente loi, un renseignement est anonymisé lorsqu’il est en tout temps raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement la personne concernée.
  • Un renseignement ainsi anonymisé doit l’être selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et les modalités déterminés par un règlement pris en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1 ), avec les adaptations nécessaires.
• Pour les renseignements d’utilisation secondaire : Les chercheuses et les chercheurs sont responsables de la destruction des renseignements à la fin de la période de conservation. Ils doivent aviser l’organisme détenteur de la destruction des renseignements.

Ressources et outils

Nous vous invitons à consulter les ressources et les outils suivants :

• Rapport CATALIS (2024)  : Le rapport présente les résultats des consultations au sein des établissements de santé et de services sociaux (ESSS) en vue de l’application de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS), incluant les apprentissages, les enjeux identifiés et les recommandations. Il comprend également un outil graphique développé par CATALIS pour cartographier le processus d’accès pour les chercheuses et les chercheurs liés et autres avant et après l’entrée en vigueur de la LRSSS.
• Cycle de vie du renseignement personnel décrit par la Loi sur l’accès à l’information (LAI) .
• Recommandations pour assurer le bon fonctionnement d’un centre d’accès aux données pour la recherche au sein d’un organisme public (2022)  : Élaborées par le Comité pour des données accessibles à la recherche créé par les Fonds de recherche du Québec.
• Groupe de travail sur l’acceptabilité sociale de l’accès et de l’utilisation des données en santé et services sociaux (2022)  : Sélection de neuf projets jugés inspirants pour la suite des travaux des FRQ et de ses partenaires pour la diffusion et la valorisation d’outils et de ressources au service de la communauté de recherche et d’innovation du Québec et du Canada.
• Vidéo sur L’accès aux données de santé au Québec - La voix des patients - Coalition Priorité Cancer au Québec (2023) .
• Enregistrement du colloque Nos données, notre santé : informer et engager les patients et citoyens dans l’utilisation des données de santé en oncologie , qui a eu lieu dans le cadre du congrès de l’Acfas (2024).