• Comité de gestion des lits
• Coordonnateur des lits et des séjours
• Modèles intégrés de gestion et de coordination des soins et services

Différents moyens doivent être instaurés afin d’améliorer la fluidité ainsi que la gestion globale des admissions et des départs. Parmi ceux-ci, notons plus particulièrement :

• la formation d’un comité de gestion des lits;
• l’étroite collaboration entre le gestionnaire des lits et des séjours, le coordonnateur médical à l’hospitalisation et celui de l’urgence;
• l’implication des chefs de service affectés à la gestion des lits;
• la collaboration de l’équipe en PCI;
• la mise en place d’une structure de gestion des séjours répondant aux besoins des clientèles identifiées;
• la mise en place d’une unité d’hospitalisation brève (UHB) ou d’une unité d’intervention brève (UIB);
• le repérage des clientèles à risque de retour à domicile complexe par l’équipe de suivi des séjours et de la planification précoce et conjointe des congés (SSPPCC);
• la mise en place des principes du SSPPCC, dont la planification du congé de l’usager dès son arrivée;
• la surveillance des durées de séjour des usagers en niveau de soins alternatifs (NSA) et ceux ayant de longs séjours dans l’installation;
• le programme de gestion des utilisateurs fréquents de soins et la mise en place d’une trajectoire intégrée;
• l’application du plan d’action de l’urgence, lequel inclut notamment un protocole de surcapacité;
• l’implantation d’une culture de collaboration et de gestion de risques;
• la mise en place de systèmes permettant d’accéder à des données en temps réel et de partager ces dernières aux différents acteurs concernés.

Une installation faisant face à l’encombrement de son urgence doit instaurer divers mécanismes de gestion, lesquels peuvent être modulés selon l’achalandage ou le niveau d’application de son plan d’action.

Les établissements doivent adopter différents moyens pour améliorer l’efficience de la gestion des épisodes de soins, dont :

• l’adoption de politiques et de procédures relatives à l’admission, au séjour, à la fin des soins aigus ainsi qu’au départ;
• l’adoption d’une politique de SSPPCC;
• l’application de critères d’hospitalisation et de gestion des lits;
• l’intégration de logiciels ou d’outils informatisés permettant la gestion de la fluidité hospitalière;
• la mise en place de modalités d’utilisation des lits selon les spécialités, lorsque pertinent;
• l’attribution de lits pour les admissions prioritaires en vue d’éviter le recours à l’urgence;
• la révision des modalités de transfert des usagers entre professionnels;
• la mise à jour, avec les partenaires, de procédures visant la compression maximale des délais d’attente pour les orientations en hébergement et en réadaptation;
• la mise en place de modalités de liaison avec l’équipe d’évaluation gériatrique, lorsque requis;
• l’application de l’approche adaptée à la personne âgée (AAPA) tout au long du séjour hospitalier de l’usager;
• la mise en place, pour la prévention et le contrôle des infections nosocomiales, d’un ensemble de politiques et de procédures concernant le service d’urgence;
• l’application des politiques et des procédures de prévention des infections à l’urgence ;
• la mise en place de stratégies d’optimisation du potentiel d’utilisation de la chirurgie d’un jour et de l’admission le même jour pour les situations chirurgicales s’y prêtant;
• l’utilisation performante des alternatives à l’urgence et à l’hospitalisation;
• l’offre de services continus, sept jours sur sept, pour les professionnels directement impliqués dans le congé de l’usager.

Enfin, rappelons que les usagers admis dans une unité d’hospitalisation ou une unité virtuelle, une fois leur départ de l’urgence effectué, ne devraient en aucun temps y revenir. Ainsi, dans l’éventualité où un usager admis verrait sa condition de santé se détériorer, il revient aux coordonnateurs et responsables de la gestion des admissions de l’orienter vers l’unité de soins la plus appropriée à sa nouvelle condition clinique, par exemple vers l’unité coronarienne ou l’unité des soins intensifs.

Comité de gestion des lits

Le comité de gestion des lits se réunit quotidiennement pendant 15 à 30 minutes pour brosser un portrait de la situation concernant :

• la disponibilité des lits;
• les admissions attendues;
• les départs prévisibles;
• les départs présentant des enjeux potentiels;
• les séjours prolongés;
• l’encombrement présent ou appréhendé à l’urgence;
• la pertinence des hospitalisations et des demandes d’admission.

Cette rencontre interdisciplinaire permet à tous les acteurs désignés de partager l’état de situation actuel de leur unité afin que l’installation obtienne un portrait juste des secteurs encombrés ou en plus grande difficulté. Le rôle du comité est aussi de mettre en place des moyens permettant d’accélérer le processus d’admission et de départ des usagers. Le comité peut se réunir à nouveau au cours de la journée selon les besoins de l’installation.

Les membres du comité sont désignés par l’établissement et l’animation est assurée par le coordonnateur ou le gestionnaire des lits et des séjours. Il est composé des gestionnaires des unités de soins et de l’urgence, du coordonnateur médical de l’urgence au besoin, ainsi que du coordonnateur médical à l’hospitalisation, s’il y a lieu. La direction médicale et des services professionnels (DMSP), la direction des soins infirmiers (DSI), ou leur représentant, ainsi que le chef médical de l’urgence siègent à ce comité de façon ponctuelle. Il est recommandé que les représentants des secteurs suivants y siègent :

• le mécanisme d’accès à l’hébergement et à la première ligne;
• la prévention et le contrôle des infections;
• l’hygiène et la salubrité;
• les services sociaux;
• les services professionnels (ergothérapie, imagerie spécialisée, etc.).

Le comité doit disposer de données fiables témoignant de la situation qui prévaut, en temps réel, tant à l’urgence que dans les unités de soins. Pour faciliter l’évaluation des mesures mises en place afin de diminuer les durées moyennes de séjour, le comité de séjour se dote de tableaux de bord comprenant plusieurs indicateurs de la performance reliés aux épisodes de soins de l’installation.

De façon générale, le comité de séjour et d’admission s’intéresse à l’utilisation pertinente et efficiente du parc de lits de l’établissement et met en place les processus requis.

Au Québec, un outil de suivi des épisodes de soins selon les diagnostics regroupés pour la gestion (APR-DRG) est disponible dans tous les centres hospitaliers et utilisé pour le suivi de leur performance, y compris la durée moyenne de séjour (DMS). Il s’agit d’un système de classification des hospitalisations par diagnostic médical qui permet d’obtenir de l’information concernant la gestion des lits et la durée des séjours en relation avec les diagnostics médicaux. L’étalonnage avec d’autres centres hospitaliers comparables est possible, de même qu’avec l’ensemble des centres hospitaliers d’une région ou de la province.

Coordonnateur des lits et des séjours

Considérant l’importance stratégique du rôle qui lui est dévolu, le coordonnateur des lits et des séjours doit avoir l’appui du président directeur général (PDG) de l’établissement, du DMSP, de la DSI, de la direction des services multidisciplinaires, des chefs des différents départements et du conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sage-femmes (CMDPSF). Ce rôle ne requiert pas d’être assumé par un médecin et peut être confié à un ou une gestionnaire clinique, avec le soutien approprié du DMSP auprès des équipes médicales.

Les fonctions et rôles du coordonnateur s’adaptent à la complexité des activités de l’installation. Il veille à la coordination des admissions, des transferts, des séjours et des congés en favorisant l’interaction entre les différents intervenants. Il voit aussi à la fluidité de l’accès aux soins et services requis dans les unités de soins et soutient les interventions contribuant à désencombrer l’urgence, en tout temps.

De façon générale, les principaux objectifs de la fonction du coordonnateur des lits et des séjours touchent l’optimisation de l’utilisation des lits et des ressources du centre hospitalier ainsi que la diminution des durées de séjour.

Afin de libérer plus rapidement les lits des unités de soins, il est possible d’ériger un salon des départs pour les usagers ayant reçu leur congé, mais qui sont dans l’impossibilité de quitter l’installation immédiatement (Franklin et coll., 2020). Afin d’optimiser la fluidité, il est également recommandé d’établir des priorités quant aux procédures de désinfection et de remise en disponibilité des lits vacants des différentes unités de soins de l’installation. En ce domaine, plusieurs établissements ont implanté des exercices d’optimisation fondés sur la gestion allégée (lean) et obtenu des résultats démontrant la validité de la démarche.

Partageant certaines fonctions en continuité, une collaboration étroite entre le coordonnateur des lits et des séjours, le chef d’unité de l’urgence et son supérieur immédiat ainsi que le chef médical de l’urgence est essentielle à l’obtention et au maintien des niveaux de performance requis.

À ce chapitre, outre la cible concernant la DMS des usagers sur civière inscrite au Plan stratégique 2023-2027 du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), rappelons deux autres cibles importantes à atteindre : d’une part, celle du MSSS visant un délai moyen de deux heures entre la demande d’admission et le départ de l’usager de l’urgence; d’autre part, celle du Plan stratégique 2025-2028 de Santé Québec , qui fixe un objectif pour la DMS au service d’urgence pour les personnes admises.

Modèles intégrés de gestion et de coordination des soins et services

Dans le cadre de la prise en charge des personnes présentant des problèmes de santé complexes, chroniques ou multiples, plusieurs modèles de coordination des soins et des services ont été mis en place afin d’améliorer l’efficacité du système de santé, particulièrement en milieu hospitalier et dans les services d’urgence.

Ces modèles visent à offrir une prise en charge plus efficiente, en favorisant une meilleure planification du parcours de soins à l’intérieur de l’hôpital et une continuité dans la communauté. Ils permettent notamment de réduire la durée des séjours hospitaliers, de libérer des lits et ainsi de faciliter l’accès aux unités de soins pour les usagers de l’urgence.

Parmi les principales composantes de ces modèles, on retrouve :

• Le dépistage précoce des besoins cliniques et sociaux;
• Un processus intégré et fluide de demandes de consultation;
• Une prise en charge interdisciplinaire, mobilisant différents professionnels de la santé;
• Une orientation personnalisée de l’usager, en fonction de ses besoins et des critères spécifiques des programmes de soins.

Ces approches reposent sur la présence d’un coordonnateur clinique, souvent une infirmière ou un travailleur social, qui assure le suivi des usagers tout au long de leur épisode de soins. Par exemple, une infirmière clinicienne en gériatrie peut jouer un rôle clé dans la liaison entre l’urgence et le milieu de vie des personnes âgées, en anticipant les ressources nécessaires pour répondre à leurs besoins.

La composition des équipes varie selon les ressources disponibles dans chaque établissement, les besoins de la population desservie et les champs d’activités jugés prioritaires (ex. : oncologie, cardiologie, neurologie, traumatologie, chirurgie orthopédique, etc.). Des suivis spécifiques sont ainsi mis en place pour répondre aux besoins particuliers des usagers, notamment ceux qui fréquentent régulièrement les services d’urgence.

Dans un contexte où la gestion efficace des urgences est devenue cruciale, l’établissement de liens solides entre les ressources internes et externes est essentiel. Les équipes de coordination des soins et services ont pour mission de s’assurer que l’orientation vers les ressources communautaires est adaptée aux besoins des usagers, particulièrement lorsque leur état ne nécessite pas ou plus d’hospitalisation.

Ces équipes interviennent de manière proactive et rapide, ce qui permet de minimiser les délais de prise en charge et d’éviter des hospitalisations inutiles. Elles jouent également un rôle fondamental dans le transfert d’information entre les services hospitaliers et les services de soutien à domicile. Pour faciliter cette communication, des outils informatisés comme le SAIRC (Système d’alertes informatisées pour le repérage des clientèles) sont utilisés.

En somme, ces modèles intégrés de coordination et de gestion des soins permettent une meilleure utilisation des ressources hospitalières, une continuité des soins plus fluide et une réponse plus adaptée aux besoins des usagers, en particulier les plus vulnérables.